Aviso de Privacidad

Principios de privacidad de datos de PHARMAPLUS S.A.S

La privacidad de datos está integrada en todo lo que realizamos. Nuestros principios de privacidad de datos respaldan todo lo que hacemos, sin importar dónde lo hacemos. Con este fin:

• PHARMAPLUS S.A.S se hace responsable por los datos personales que guardamos y procesamos.
• Los datos personales se recopilan y procesan de forma justa, legal y transparente, y de acuerdo con nuestro Código de Conducta y Marco Normativo de Cumplimiento de Privacidad de Datos.
• El procesamiento de datos personales siempre se documenta y evalúa al comienzo para garantizar que el riesgo a la privacidad y el impacto a los individuos sean los mínimos.
• Los datos personales de los individuos siempre se protegen, mantienen seguros y confidenciales.
• Los datos personales se obtienen solo cuando es necesario para fines legales, normativos y comerciales, y solo se usan para los fines que se obtuvieron.
• Los datos personales solo se guardan por el tiempo necesario para lograr el fin de procesamiento original o para satisfacer nuestras obligaciones normativas o legales.

¿Cuáles son sus responsabilidades?

Operamos y seguimos avanzando en un mundo impulsado por los datos. La manipulación, el procesamiento y la protección adecuada de los datos personales son vitales para el éxito de PHARMAPLUS S.A.S y para mantener la confianza de nuestros clientes, proveedores, colaborares y partes interesadas.

Es responsabilidad de todos nosotros garantizar que manipulemos los datos personales como parte de nuestros roles con respeto y cumplamos con nuestro Código de Ética y Conducto Empresarial, Marco Normativo de Cumplimiento de Privacidad de Datos, otros procedimientos comerciales, instrucciones laborales y orientación, y leyes de privacidad y protección de datos adecuados.

¿Qué datos personales recopilamos?

Los datos registrados en nuestras bases de datos son:

• Detalles de contacto: Esto puede incluir nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y otros detalles de contacto (como detalles de contacto de emergencia) Datos específicos para envíos, distribución, o correspondencia oficial.
• Detalles personales: Esto puede incluir nombre, edad, fecha de nacimiento, género, lugar de nacimiento, nacionalidad, raza, religión, número de seguro social, detalles de cuenta bancaria, estado civil, estado de inmigración, idiomas que habla y cualquier información acerca de condenas penales, presuntos delitos o juicios pendientes, número de acciones, porcentaje de participación, historial de compras o transacciones, certificaciones de calidad, licencias o permisos para distribución de medicamentos, condiciones de pago, plazo y condiciones de los contratos vigentes, pólizas de responsabilidad civil o cumplimiento, acuerdos de confidencialidad.
• Detalles de verificación de identidad: Esto puede incluir el certificado de nacimiento, poderes, cedula de extranjería, registro mercantil, autorizaciones de entidades de salud, registro único tributario RUT, licencias o permisos de operación, certificaciones de cumplimiento de normativa locales o internacionales como INVIMA ISO, documento de autenticación biométrica, firma electrónica o digital, pasaporte, número de seguridad social, licencia de conducir, tarjeta de identidad y otra información de identificación nacional.
• Detalles financieros: Esto puede incluir tarjeta de crédito corporativa y detalles de transacciones, información de gastos, historial de dividendos, detalle de facturación, límite de crédito disponible, pagos pendientes, historial de beneficios financieros, tiempo de pago establecido, penalidades por pagos atrasados o incumplimientos, bancos y números de cuenta, monto total de contratos vigentes o finalizados, préstamos, retenciones aplicadas, garantías de cumplimiento, certificado de ingresos y retenciones, declaraciones de impuestos, historial de auditorías detalles de inversión de pensión y detalles de participación en un plan de acciones de PHARMAPLUS S.A.S.
• Detalles de educación y capacitación: Esto puede incluir cualificaciones educativas y profesionales, licencias profesionales y certificaciones, evaluaciones de competencia y detalles de más capacitación y desarrollo, Uso de plataformas digitales para gestionar pedidos o servicios, Certificaciones en normativas del sector farmacéutico, Participación en campañas informativas sobre medicamentos, su uso y manejo adecuado, en caso de clientes institucionales (clínicas, hospitales), constancias de cumplimiento en farmacovigilancia o manejo de medicamentos controlados, Programas de entrenamiento en estándares internacionales como ISO 9001, carnés de manejo de sustancias controladas o químicas (si aplica).
• Detalles de salud: Esto puede incluir historiales de salud física o mental, como registros de enfermedad, detalles de discapacidad e informes de evaluación médica independiente.
• Familia, estilo de vida y circunstancias sociales: Esto puede incluir información acerca de los miembros de su familia, dependientes, beneficiarios, parientes más cercanos y detalles de contacto de emergencia.
• Detalles de empleo general: Esto puede incluir información acerca de referencias de empleo, resultados de evaluación, cargos, descripciones de empleo, grados, salarios, detalles de nómina de pago, bonos, recompensas, beneficios, revisiones de desempeño, registro de asistencia, reclamos, disciplina y jubilación.

En cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales, sin embargo; ésta no procederá cuando el titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos dela organización, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y la empresa, en virtud de la cual fueron recolectados los datos.

El tratamiento aplicado a los datos por PHARMAPLUS S.A.S es el siguiente:

Cuando PHARMAPLUS S.A.S recopila datos de menores de edad, lo hace previa autorización de sus padres, respetando sus derechos fundamentales, única y exclusivamente con fines de bienestar laboral de sus empleados (concursos, fiesta del día niño, obsequios). Estos datos no son compartidos ni transferidos a terceros.

¿Cuál es la base del procesamiento de estos datos personales?

Nuestro procesamiento de datos personales se basa en seguir fundamentos legales:

• Cumplimiento de contratos o acuerdos: Cuando hacemos ofertas de empleo o celebramos contratos de trabajo, civiles o comerciales, o diferentes acuerdos podemos recopilar, procesar y almacenar datos personales del individuo o de empresas (como se mostró) para operar nuestro negocio, gestionar a nuestros empleados y permitir que se realice el contrato e incluye los datos personales necesarios para garantizar que podamos cumplir con nuestros compromisos contractuales.
• Obligaciones normativas y legales: Podemos recopilar y procesar datos personales para cumplir con nuestras obligaciones legales o normativas. Por ejemplo, cuando estamos legalmente obligados a realizar las verificaciones necesarias en materia de inmigración de nuestros empleados y sus permisos de trabajo, y mantener los registros de seguridad y salud correspondientes.
• Intereses comerciales legítimos: Podemos procesar datos personales cuando un tal procesamiento es necesario para perseguir nuestros intereses comerciales, como operar nuestro negocio y defender demandas legales.
• Consentimiento: Podemos depender del consentimiento de nuestros miembros de la asamblea general de accionistas, gerencia, clientes, proveedores, colaboradores, contratistas para recopilar y procesar datos personales no obligatorios, como información de salud y otros formularios con información confidencial para fines de beneficios, como cobertura de salud o seguro (donde se pueden exigir detalles familiares o de salud). Cuando dependemos específicamente en el consentimiento para recopilar y procesar datos personales no obligatorios, los grupos de interés no están obligados a dar su consentimiento para el uso de sus datos personales y pueden revocar su consentimiento después de haberlo proporcionado.

Derechos del titular de la información

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PHARMAPLUS S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la PHARMAPLUS S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por PHARMAPLUS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante PHARMAPLUS S.A.S.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.