Política de Protección de Datos

PHARMAPLUS S.A.S ha diseñado una Política para la Protección de Datos Personales (en adelante "La Política") para asegurar un tratamiento ético y adecuado de los datos, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o aquellos que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades propias de la organización.

De esta manera, PHARMAPLUS S.A.S, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad y seguridad en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, transparencia y confidencialidad.

Todas las personas (miembros de la asamblea general de accionistas, gerencia, clientes, proveedores, colaboradores y contratistas con quienes tiene y ha tenido relaciones) que en desarrollo de diferentes actividades relacionadas con la naturaleza del negocio, llegaran a suministrar a PHARMAPLUS S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Nombre de la empresa: PHARMAPLUS S.A.S; es una empresa innovadora con un canal de distribución a nivel nacional, practico, económico y moderno el cual atiende pacientes que requieren medicamentos para terapias crónicas y agudas.
• Dirección: Calle 86 # 27-54, Barrio Polo Club, Bogotá D.C.
• Teléfono: PBX 5934005
• Página web: www.pharmaplus.com.co

2. Ámbito de aplicación

Estas políticas son aplicables a todas las bases de datos existentes en PHARMAPLUS S.A.S.

La Política no será aplicable a aquellos datos que por su generalidad se convierten en anónimos al no permitir identificar o individualizar a un titular específico. La Política no será aplicable por motivos de seguridad y defensa nacional, prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

PHARMAPLUS S.A.S actuando como responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social, recolecta, almacena, usa, transfiere, consulta, circula y suprime Datos Personales, correspondientes a los miembros de la asamblea general de accionistas, gerencia, clientes, proveedores, colaboradores y contratistas con quienes tiene y ha tenido relaciones, con el siguiente fin:

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales...
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables...
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación...
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento...
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos...
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales...
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales...
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio...

4. Principios aplicables al tratamiento de datos

• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta...
• Principio de Seguridad: Los Datos Personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad...
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos...
• Principio de Confidencialidad: El principio de confidencialidad en la información consiste en que todas las personas naturales o jurídicas...

Recolección de datos personales

Los datos personales de todos miembros de la asamblea general de accionistas, gerencia, clientes, proveedores, colaboradores y contratistas los cuales a modo enunciativo podrán ser objeto de recolección y manejo por parte de PHARMAPLUS S.A.S son:

5. Nombres completos
6. Dirección de correspondencia
7. Dirección de correo electrónico corporativo y personal
8. Estado civil
9. Cargo ocupado en la empresa donde prestó o presta sus servicios
10. Teléfonos de contactos.
11. Entidades del Sistema de Seguridad Social a las que se encuentra afiliado.
12. Datos personales y/o datos sensibles de padres, hijos, cónyuge o compañero/a permanentes y/o beneficiarios.
13. Tipo de documento de identificación.
14. Numero de documento de identificación.
15. Referencias y documentos de identificación que a modo enunciativo pueden ser...
16. Detalles de contacto en caso de emergencia.
17. Documentación relativa a procesos disciplinarios que lleguen a realizarse al colaborador.
18. Antecedentes, referencias y datos bancarios en general.
19. Confirmación de conocimiento y cumplimiento de cualquier Política existente en PHARMAPLUS S.A.S
20. Certificaciones y/o restricciones médicas que deban conocerse por el empleador en el ejercicio de sus funciones.
21. Certificaciones médicas que deban conocerse por PHARMAPLUS S.A.S en la toma de pedidos.
22. Registros y certificados de capacitaciones laborales.
23. Certificaciones de experiencia laboral.
24. Certificados de calificaciones, incluidos resultados de exámenes académicos.
25. Copia de los diplomas de los estudios del empleado.
26. Certificado cuenta bancaria
27. Copia de la tarjeta profesional o del documento de convalidación.
28. Certificados de participación o derechos en la sociedad (acciones, participaciones).
29. Historial de compras y preferencias (en cumplimiento de políticas de privacidad).
30. Información de crédito o datos financieros (para clientes a crédito).

Recolección de datos sensibles.

Respecto de las personas vinculadas mediante contrato laboral, contratistas, proveedores también podrán ser recolectados los datos sensibles que se exponen a continuación, sin que los mismos sean taxativos:

31. • Resultado de evaluaciones/pruebas psicométricas.
    • Estado civil.
    • Salud y estado físico o mental - datos médicos sensibles.
    • Embargo de salario.
    • Cualquier otra información que en virtud de la Ley y/o por voluntad del Tercero titular del Dato Personal, deba tener PHARMAPLUS S.A.S

32. Derechos del titular de la información

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PHARMAPLUS S.A.S...
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la PHARMAPLUS S.A.S...
• Ser informado por PHARMAPLUS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio...
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato...
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento...
• En general, tener conocimiento previa solicitud expresa, del tratamiento que se les ha dado a sus datos personales...

33. Datos Personales de los menores

Cuando PHARMAPLUS S.A.S recopila datos de menores de edad, lo hace previa autorización de sus padres, respetando sus derechos fundamentales y única y exclusivamente con fines de bienestar laboral de sus empleados (concursos, fiesta del día niño, obsequios). Estos datos no son compartidos ni transferidos a terceros.

34. Deberes del Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

35. Deberes de los Encargados del Tratamiento

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

36. Procedimiento para la Atención de Consultas, Reclamos y Peticiones

Los titulares de los datos personales, o sus causahabientes, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de PHARMAPLUS S.A.S.

37. Consultas

PHARMAPLUS S.A.S o el Encargado del tratamiento, suministrará a los titulares, o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

38. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante PHARMAPLUS S.A.S o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PHARMAPLUS S.A.S o al Encargado del Tratamiento...
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite"...
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo...

39. Requisito de Procedibilidad

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PHARMAPLUS S.A.S o el Encargado del Tratamiento.

40. Personas Facultadas para realizar una consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta o reclamo a PHARMAPLUS S.A.S son las siguientes:

• Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores.
• Los causahabientes de los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores.
• Los representantes legales de los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores menores de edad.
• Los representantes legales de los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que carezcan de capacidad de ejercicio (interdictos).
• Los apoderados de los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores.

41. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el Oficial de Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces.

42. Canales de Atención

PHARMAPLUS S.A.S ha dispuesto los siguientes canales para la recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos:

• Correo electrónico: protecciondedatos@pharmaplus.com.co
• Dirección física: Calle 86 # 27-54, Barrio Polo Club, Bogotá D.C.
• Teléfono: PBX 5934005

43. Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PHARMAPLUS S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

44. Transferencia de Datos a Terceros Países

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos médicos, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

45. Transmisión de Datos Personales

PHARMAPLUS S.A.S podrá realizar la transmisión de datos personales a encargados del tratamiento ubicados dentro o fuera del territorio nacional cuando cuente con autorización del titular o sin ella cuando se garantice el cumplimiento de los principios y deberes establecidos en la ley y las normas que la reglamenten.

46. Excepciones

Las presentes políticas no aplicarán para las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; ni para las bases de datos que tengan el carácter de inteligencia y contrainteligencia. Así mismo no aplicarán a las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

47. Reporte de Incidentes de Seguridad

PHARMAPLUS S.A.S informa que cualquier incidente de seguridad que pueda poner en riesgo la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales será gestionado conforme a los procedimientos internos y notificado a la autoridad competente en el menor tiempo posible. El personal de PHARMAPLUS S.A.S que reciba el requerimiento debe informarlo inmediatamente al Abogado Comercial de la Compañía, bajo el procedimiento establecido.

PHARMAPLUS S.A.S reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

48. Modificaciones a La Política para la Protección de Datos Personales

PHARMAPLUS S.A.S se reserva el derecho a modificar la política cuando sea necesario, por ejemplo para cumplir con adiciones o modificaciones a la Ley, prácticas internas o requerimientos impuestos por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier cambio sustancial a la política de protección de datos será publicado y anunciado a los Clientes, Proveedores y Empleados u otros titulares existentes.

49. Legislación Aplicable

Esta Política de Protección se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

50. Vigencia

La presente Política está vigente desde noviembre de 2024.